Referat 12. juni 2007

Fremmødte:

Susanne, Anne-Dorte, Poul, Christian, Jakob (ref.)

Administration

a. By og bolig – skal vi finde et andet administrationsselskab? Poul har kigget på kontrakten, og der er tre måneders opsigelse. Poul undersøger prisen og kompetencerne hos et par alternative administrationsselskaber. ROAR advokaterne, Himmelev Revision og evt. Trekroner Revision nævnes. Bestyrelsen vil godt have en lokal samarbejdspartner. Når Poul har indhentet tilbud, kontakter han Anne-Dorte (kasserer) samt regnskabskyndig bisidder til et møde, så vi kan få skabt det rigtige samarbejdsgrundlag med den kommende administrator.

Legeplads

a. Aftale med MAX (leverandør af legeplads): Dato skal fastsættes nu, hvor MAX vurderer placeringen af legeredskaber med udgangspunkt i legepladsudvalgets forslag. Bestyrelsen foreslår 25, 26. eller 27. juni. Christian aftaler med MAX og melder ud til bestyrelsen.

b. Forslag fra beboere: Bestyrelsen kan ikke gå ind i det nye, alternative forslag, da et andet er vedtaget af generalforsamlingen. Bestyrelsen godtager dog det alternative forslag som inspiration til den videre proces og er enige i den forslåede aldersopdelingen er en god ide

c. Næste skridt: Bestyrelsen beder MAX forholde sig til de problemer/indsigelser/ideer til aldersopdelinger, der er indkommet i processen. Vi håber at få en professionel vurdering, som løser alle problemerne. Samtidig prioriterer vi i høj grad at processen går forholdsvis hurtigt, så legepladsen bliver bygget snarest. Vi er klar til at finde en anden leverandør end MAX, hvis tilbuddet ikke er tilfredsstillende. d. Finansiering: Bestyrelsen lægger op til, at beløbet opkræves via en ekstraopkrævning, ca. 1.700 - 2.000 kr. pr. husstand. Dette kommunikeres ud ved indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. Den enkeltes betaling kan blive lavere, hvis det lykkes at hjemhente fondsmidler.

Anne-Dorte undersøger hos kommunen, om NCC oprindelig slap for at tilsidesætte 1% af byggesummen til kunstprojekter (som andre bygherrer i Trekroner har været tvunget til). Samtidig spørger hun til den oprindelige placering af fælleshuset. Bestyrelsen opfordrer medlemmer til at søge Matas’ grønne fond, Augustinus-fonden m.fl. til anlæggelsen. Susanne kontakter et par medlemmer.

e. Frivilligt arbejde: Bestyrelsen vurderer, at der ikke er opbakning til frivilligt arbejde ved anlæg af legeplads. I første omgang involveres GF-medlemmer ikke i anlægget af legepladsen.

f. Tidsplan: Lars Røhrmann forventes at have færdiganlagt stien, inden MAX kommer ud (slutningen af juni). Anne Dorte rykker Lars Røhrmann. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling udsendes sidst i juni. Ekstraordinær generalforsamling 15. august kl. 19.00. Lokalelån: Susanne. Følgegruppe nedsættes ved den ekstraordinære generalforsamling. Forventet anlægsstart: Tidligst 15. september.

Gartner og grønne områder:

a. Revideret kontrakt Anne Dorte og Susanne har forhandlet ny kontrakt med Lars Røhrmann. Her er specificeret græsslåning efter kort (samt enggræs hvert år i september), ukrudtsbekæmpelse (4 gange årligt uden gift), renholdelse af stier og veje, saltning og snerydning. Samlet årlig pris 235.000 kr. ex. moms. Uden snerydning foran husene er prisen 185.000 kr. ex. moms. Anne-Dorte beder Lars Røhrmann ændre løbetid på kontrakt, så aftalen løber frem til april 2008.

b. Mærkning af p-båse: 250 kr. pr. bås. Bestyrelsen vurderer ikke, at det er udgiften værd.

c. Bjørneklo. Fjern dem selv! Det tager et par timer, højst, når bjørnekloen er på sit højeste. Lån evt. en spade hos Jakob (162) Anne-Dorte (152) eller Susanne (98). Det vigtige er at fjerne dem før de sætter frø i XXX. Smid dem i skraldespanden.

d. Kirsebærtræerne i sidste etape er blevet plantet ud, på trods af NCCs anbefalinger om først at udplante i efteråret. Susanne kontakter NCC og gør opmærksom på, at GF Kirsebærparkens ikke har ansvaret for pasning/vanding af træerne.

e. Bøgehækken omkring halvbuen: Lars Røhrmann har afgivet tilbud på nyplantning, ukrudtsbekæmpelse og flis-spredning. Pris: 28.000 kr. – hvilket bestyrelsen ikke er vilde med, da vi ikke mener, den er korrekt overdraget. Susanne kontakter NCC og spørger til overdragelsen samt forpligtelsen til at fjerne ukrudt i hækken. Anne-Dorte kontakter Irene, ex-formand, for at høre historien om hækken.

4. Balkonudvidelse.

Nabo og ansøger er blevet enige om udvidelsen og Susanne vurderer, at udvidelsen ser tilforladelig ud. Processen anses for at være afsluttet og bestyrelsen godkender projektet. Susanne skriver til ansøger at de har Grundejerforeningens accept.

5. Vejskiltning og -belægning.

Poul har brugt megen energi på at afklare regler og ønsker omkring vejene. NCC er forpligtet til at skilte. Park og vej-afdelingen, Roskilde Kommune, ønsker 15 km/t (lege- og opholdsområde) på vores del af Joensuuvej og stikvejene. Det betyder samtidig, at parkering udenfor afmærkede båse bliver forbudt. Susanne spørger NCC hvordan p-båse, der er lavet for endegavlene på midterste stikvej blev udlagt. Poul forventer at skiltningen bliver opsat i løbet af sommeren.

Der bliver lagt ny vejbelægning på alle stikveje. NCC har erkendt, at ”grusløsningen” på stikvejene skal laves om.

6. Servicetilkaldeliste.

Christian lægger opdateret tilkaldeliste på nettet.

7. Cykelskure, udvidelse.

Udskudt.

8. Trekronerråd.

Vi er nu indmeldt i Trekronerrådet. Susanne sætter sig ind i sagen og uddelegerer evt. arbejdsposten.

9. Evt.

• • Arbejdsbyrde, fordeling.

Susanne vurderer, hvor ofte bestyrelsen skal ”høres” via mail. Bestyrelsen er enig om, at den nuværende praksis i store træk fortsættes. Hvert enkelt medlem må melde ud, hvis sagen er så vigtig, at vi bør samles til et møde.

• • Udvalg. Jakob har lavet ”arbejdsgrundlag” for udvalg, så udvalgenes arbejdsopgaver er afklaret og det er let at træde ind. Bestyrelsen kigger på websiden og giver feedback.

  • Ferie: Bestyrelsesmedlemmerne har i grove træk ferie hele juli og første uge i august. Her er der lukket og slukket for henvendelser.

-Kommunikationsform: Referat fra generalforsamling sendes ud på papir til medlemmerne senest sidst i juni. Herefter kommunikeres pr. mail og hjemmeside. Medlemmer, som ikke er på mail/web skal selv bede om papir-kommunikation.

-Næste brev til medlemmerne: Sammensættes af Susanne, Jakob, Christian.

Næste møde

8. august kl. 19.00 hos Christian i nr 26.

Mail til formanden:

trekronergf@gmail.com